上建桥院办〔2021〕13号
机关各部门、各相关单位：
为进一步贯彻落实习近平总书记关于以人民为中心重要论述和党中央关于开展党史学习教育的重大决策部署，持续深入推进党史学习教育“我为师生办实事”实践活动，优化（简化）办事流程，提高办公效率，进一步改进机关作风形象，为师生提供更好服务，努力做到让师生在办事前对相关程序和流程步骤及时方便查询和准确掌握，帮助师生线下办事少跑路、少上楼、争取只跑一次，避免师生走弯路、绕远路、来回奔波。根据2021年机关处室“为师生办实事”服务项目计划，现将做好机关部门办事指南统一编制公开和服务工作的有关要求通知如下：
一、全面梳理各类办事项目
各部门在已有各类办事指南的基础上，对线上线下各类办事和服务项目进行全面梳理，明确修订和增改的计划，摸清各自发布的各类途径和渠道，查摆当前办事指南编制和更新、发布过程中存在的问题，尽快列出当前所执行的最新办事和服务项目清单。具体清单请填入附件1表格中，并于2021年11月3日前发送至service@gench.edu.cn。
二、规范修订、发布办事指南
（一）统一标准编制办事指南
规范的办事指南应当具备以下要素：（1）办事项目名称简明；（2）条款格式统一；（3）条款表述的用语规范、统一、完整、易懂、无异议。条款主要包括：办事项目描述、办理机构（属于线下办理的，应当明确到具体受理的窗口岗位）、办理对象与资格（多个对象且流程差异大的，要分别编制）、携带或需事先准备的材料或填写的表格、表格下载途径、办理程序、办理期限、收费标准及收费依据（没有依据的不得收费）、办事依据（具体的ISO体系文件名和编号）、咨询和查询方式、监督投诉方式；（4）减少表格中的非必要填写项目，简化审批流程环节；（5）明确流程（每一个办事项目指南都要附有一个工作流程图）。
请各部门参照附件格式，组织相关人员着手统一编制（修订）办事指南。修订后的办事指南请通过电子邮件发送至邮箱service@gench.edu.cn，由校办审核格式后统一进行发布，完成一个发布一个，此项工作整体于2021年年底前完成。
（二）规范办事指南的发布、查询
1．统一发布网上办事指南
为避免各部门因各自更新、单方面发布等造成办事指南要素不全、格式不统一，即日起各部门网站、微信公众号和相关办事服务的通知中不应再建立和单独发布与办事指南相关的栏目、内容、临时通知和表格下载方式，一律按照统一的格式、模板和发布渠道指引进行统一发布、维护更新（属于ISO体系文件表单的，应当提供链接引导办事师生统一至ISO体系文件平台查询或下载）。并且加强对统一查询平台的宣传和引导，确保各类办事指南统一标准、统一公布、统一查询。
统一发布地址：上海建桥学院信息公开网—办事指南，网址：https://i.gench.edu.cn/bszn
2．统一上墙办事指南
由学校办公室统一设计制订版面格式规范，由各部门分别制作成办事服务指南项目公示（公告）牌，固定安置在办事场所的醒目位置。此项工作计划整体于2022年初完成。
（三）完善线下办事一站式服务
1．结合当前师生网上办事和线下办事并存，部分业务办理尚未实现无纸化、信息化的实际情况，在2022年年底前，由学校办公室牵头联合教务处、学生处、后勤保卫处等相关部门，在学生事务中心一楼大厅试点设置一站式办事服务咨询窗口，集中受理（处理）相关业务，更好的服务师生线下办事。同时在一楼办事大厅添置必要的座椅设施、查询设备或便捷指南。
2．窗口受理人员亮身份。全校执行统一式样的办事窗口公示牌、姓名牌、桌牌。提倡党员接待岗位戴党员徽章、亮党员身份、当先锋模范。
三、进一步完善工作要求
各部门要充分认识到做好机关部门办事指南统一编制公开和服务工作是机关日常管理和服务的基础性工作，也是建设服务型机关、提高学校管理效能的有利手段。请各部门高度重视、积极配合，以“师生满意”为服务宗旨、以学生为中心，进一步完善相关工作要求，做到常态更新管理，畅通咨询投诉渠道，形成长效机制，共同推进落实此项工作。
各部门是各相关办事项目受理、办理的主体，要热忱为师生提供温馨、便捷的办事服务；要主动研究办事规律、改进办事规范、精简办事流程、缩短办事时间，在具体的编制过程中，要注重细节，并从师生角度出发，检验流程；要继续加强信息化手段的使用，减少繁冗的表格填写项目，同时避免人工操作产生的错误及其它负面问题，对已经在用的应用系统要继续完善优化、发挥效益，符合条件后要尽可能减少线下窗口。
本项工作具体推进过程中，如有任何意见和建议请及时和学校办公室沟通联系，以往通知要求中若与本通知不一致的，以本通知要求为准。
（联系人：邵晓晚、胡东；联系电话：58137788）
附件：1.
部门受理师生办事项目（业务）清单.doc
上海建桥学院办公室
上海建桥学院机关党总支
2021年10月18日
