沪建桥院规〔2021〕3号
各部门、二级学院：
为推进学校ISO9001质量管理体系建设，加强质量管理，提升学校体系文件质量，现针对全校质量管理体系文件开展全面排查梳理和修订更新工作。具体安排如下：
一、排查内容
各部门对纳入质量管理体系的文件进行全面自查和修订更新，主要包括以下几个方面：
1. 语句字词方面：各部门检查体系文件内容是否存在多字、漏字、错字，引用的相关文件名称表述不精准，正文部分的编号不连贯，语意含糊，正文中涉及到的机构名称已发生变更（如财务处、招生办公室、创新创业学院）等情况。
2. 文件名称重复或内容散乱，各部门检查体系文件是否存在以下情况：文件名称重复或者虽然文件名称不同，但实质内容重复，一项事务的管理编制了多个文件但并非必须、内容可以归纳合并为一个文件，文件内容过时、空洞，不具有实质的操作指导作用。
3. 具体实施管理方面的内容需要优化：各部门检查体系文件是否有需要进一步明确的内容，例如添加或调整相关部门的职责、变更操作流程、添加或删除部分具体要求等。
二、修订更新要求
1. 针对上述语句字词方面的修正，按以下方式操作：各部门文件编制人员在当前版本基础上以修订形式修改（保留修订痕迹），将带有修订痕迹的稿件电子稿发送到规划与质量办公室邮箱iso@gench.edu.cn，同时打印出带有修订痕迹的纸质稿，经部门负责人审核同意并签名后，由各部门质量管理联络员携纸质材料至规划与质量办公室更新体系文件，并由规划与质量办公室将修订后的最新文件上传至质量管理体系专题网站。
此类问题不涉及对内容含义的实质性修改，无需更新版本号，无需将此类字词修改情况记录在“修订内容摘要”栏。
2. 针对上述文件名称重复或内容散乱、具体实施管理方面的内容需要优化等问题的修订，已涉及文件内容的实质性修改，需按照《文件管理程序》（SJQU-QP-ZL-04（A2））进行操作。
三、时间节点
各部门应在4月20日前完成本次全面排查工作，填写《质量管理体系文件排查情况反馈表》（附件1），电子稿发送到规划与质量办公室邮箱iso@gench.edu.cn，部门领导审核签字确认的纸质稿交规划与质量办公室。
各部门应尽早完成文件修订，在5月20日前将《文件增减/更改审批表》等材料提交至规划与质量办公室。
四、其他重要说明
（一）关于二级学院内部文件
二级学院内部文件是指由二级学院制定的、仅在本学院范围内适用的内部文件。这类文件的修订由文件编制人员提出文件修订申请，经学院相关负责人审核和学院领导审批同意后，在质量管理体系网站相应栏目更新，并将更新后的文件电子版报规划与质量办公室备案。
（二）由二级学院起草、但适用于全校范围的文件
如果二级学院起草的文件是适用于全校范围的，则不属于二级学院内部文件，而应视为校级文件，其审批流程参照部门文件操作，需经校领导审批，由规划与质量办公室受控备案。
（三）关于特殊文件的命名和编号
对于少量按年度编制更新的特殊体系文件（如年度卓越建桥计划、学生手册、招生章程等），采取文件名称后使用括号标识年度的方式命名，不同年度的同一主题文件占用一个文件编号，统计文件个数时算作一个文件。例如：SJQU-WI-ZL-206(A0) 卓越建桥计划实施要点（2018），SJQU-WI-ZL-206(A0) 卓越建桥计划实施要点（2019）。
（四）关于体系文件编制部门发生变更
因业务所属部门发生了变更、导致体系文件需从业务所属原部门调整至新部门的，在原部门和新部门沟通达成一致后，由新部门提出新增文件申请、原部门提出废除文件申请。如涉及多部门协同作业的，由多部门共同协商后明确主导部门，由主导部门负责文件的编制和更新。
（五）关于占用了文件编号但未提供文件内容的体系文件
2018年质量管理体系试运行初期，个别部门提供了部分文件编号和文件名，但一直未提供文件内容。对于此类文件，由相关部门核准这些体系文件在当前的适用性，如果仍是有效和适用的，应按照新增文件的流程完成审批后提交至规划与质量办公室受控备案；如果不适用，则应在4月20日前提出废除文件的申请。
（联系人：施红霞、邹敏，联系电话：68134370）
上海建桥学院
2021年4月7日
